Hányan tartanak a galaktikus képességű okostelefonjuk mellett egy pici jegyzetfüzetet is a táskájukban „a fontos dolgoknak”? Esetleg névjegykártyatartót? Nem csak készülékeink képességeit nem használjuk ki eléggé, de az internetben, a közösségi megoldásokban rejlő hasznosságot sem. Menedzserkalkulátor-szindróma ez: a ránk szakadó technológia képességét nem uraljuk, csak kivagyiskodunk. Lássuk az ellenszert!

Lassan felnő az a generáció, akinek nem csak a hétfői adásszünetről nincs semmi fogalma, hanem már nem emlékezhet az okostelefonok ősére, a menedzserkalkulátorra sem. 100-ból 99 menedzser csupán a szülinapokat, meg a névjegyeket pötyögte be ezekbe a készülékekbe, de gördülékeny integráció hiányában semmilyen módon nem járultak hozzá a „menedzserséghez” ezek a masinák. Ma már sokkal előrébb tartunk: amit az egyik gépünkben csinálunk, azt láthatjuk a másikon. Szakszóval ezt hívjuk ugyebár platformfüggetlenségnek.

Nos, az a rossz hírünk, hogy ennek ellenére a menedzserkalkulátor-szindróma a mai napig jelen van. Noha a platformoktól függetlenek lettünk, de a gyarló emberi mivoltunkat nem tudjuk levetkőzni. A munkahelyünkön töltött, vagy személyes megjelenéssel lebonyolított megbeszélésekre és találkozókra szánt időnk jelentős részét spórolhatnánk meg, ha a közösségi média nem csak ételfotók és bulizós szelfik megosztására korlátozódna. Eközben a legelvetemültebbek évente akár többször is cserélnek készüléket, telefont, tabletet, notebookot. A paraméterek lázában égnek, egyre jobb és jobb eszközökre vágynak. Vajon ezzel párhuzamosan javul a termelékenységük? Vagy kisimultabbak, szervezettebbek? Aligha ezen múlik. Nézzük, hogy mit tehetnénk!

1. Videokonferencia olcsón

Furcsa sajátossága az embereknek, hogy miközben személyes kapcsolattartásra egyre sűrűbben és nagy örömmel használják az internet alapú „videotelefonokat”, addig sokkal kisebb azok aránya, akik munkahelyi környezetben is kihasználják ennek előnyeit. Ma már nagymamák is készségszinten boldogulnak a külföldre menekült unokákkal való kapcsolattartásban a Skype-pal és társaikkal, akár tableten és mobilon is, ezzel szemben az irodákban csak a lelkesek és a startup-érzületűek hagyatkoznak rájuk. Félreértés ne essék, nem csak Magyarországon szembetűnő ez a különbség. A Microsoftnál nevelgetett Lync üzleti megoldás éppen mostanában kapja meg a Skype arculatát, pontosan azért, hogy szűküljön ez az árok. Mi két magyarázatot tudunk mondani arra, hogy magánemberként miért népszerűbb a Skype. Az egyik az, hogy ha magunknak spórolunk pár százast az IP alapú telefonálással, akkor az jobb érzés, mint ha a cégnek tesszük ezt. A másik pedig a céges gépek képességeire vezethető vissza. Ha egy irodai átlag laptopon nyitva van egy Outlook, amiben van 3000 feleslegesen megtartott levél, mellette egy böngésző, egy exceltábla, egy doksi, és a háttérben be van töltve a hálózaton kötelezően működő alkalmazások tucatjai a víruskeresőtől a nyomtatószerverig, akkor egy sokadikként futó Skype pont annyira lassítja az egészet, hogy inkább a telefont választja a türelmetlen dolgozó. Némi plusz RAM, vagy egy SSD-meghajtó hamar megtérül, és boldoggá tud tenni sokakat.

2. Csoportmunka élvezetesen

Érdekes, hogy mennyire hamar sajátítjuk el a Facebook, az Instagram, vagy a Spotify használatát. Eközben a csoportmunka legtöbbször még mindig abból áll a cégeknél, hogy körlevelekre rápakolnak boldog-boldogtalant, válaszolnak eggyel-kettővel vagy éppen nyolccal korábbi levelekre, és amikor már teljes a kavar, akkor tartanak egy tisztázó státusz-értekezletet, hogy „felvegyék a fonalat”. Eközben elérhetők olyan kiváló csoportmunka alkalmazások, amik jobb pontszámokkal futnak a rajongóik táborában, mint az Angry Birds. És úgy nyújtanak a Pinteresthez hasonló élvezetet, hogy közben effektíve pénzt hoznak a vállalkozásnak:

• Vajon hány Facebook-felhasználó tudja, hogy létezik pár hónapja a Facebook@Work? Ezt úgy kell elképzelni, mint egy céges belső telefonkönyv, alapos profilleírással mindenkiről, hogy ki mivel foglalkozik. Alakíthatók oldalak és csoportok, így az állandó osztályok és az alkalmi team-ek is tudnak „kollaborálni” kedvükre. A főnök pedig mindent láthat: így nem marad rejtve, hogy valójában ki mennyit tesz hozzá egy projekthez, ki a potyautas/szélhámos, és ki van csak azért ott, hogy a csajoknak udvaroljon – téves értelmezésben – privátban.
• A kollaborációs megoldások között a másik erősen ajánlott alkalmazás a Trello. Ez olyan, mintha a Pinterestet kék postitekből csinálta volna meg valaki. Körülbelül ugyanannyira is bonyolult: semennyire. Hamar megszeretteti magát, aki ismeri rövid idő alatt függővé válik. Felrakhatók képek, ábrák, megoszthatók dokumentumok, rendezhetők teendők. Minden egyes „okés, vállalom”-nak nyoma marad, számonkérhetővé válik, és visszakövethető. Az összes teendő csoportosítható, kiosztható. A felmerülő problémákat helyben lehet dokumentálva visszadobni a feladat kiadójának, hogy adjon iránymutatást. Eközben áttekinthető, bájos, és halad a munka is, mindenféle felesleges szervezeti túlszabályozottság nélkül. Miközben a projektmenedzsment-szoftverek egyik rákfenéje az, hogy több hetes oktatás és gyakorlás szükséges hozzájuk, és kirúgástól rettegő kisírt szemű irodisták szegélyezik útjukat, addig a Trello úgy válik mindennapjaink részévé, hogy nem kell lelkiismeretfurdalást éreznünk miatta.

3. Mentsük meg ötleteinket!

Korunk irodistáinak egyik legnagyobb mumusa az, hogy párhuzamosan kell többféle ügyön dolgozni, többfelé figyelni. Ez a multitaskingnak nevezett irodai őrület immáron bizonyítottan hatással van hosszútávon agyunkra. Egyre nehezebb a koncentráció, rövidtávú memóriánk nem bír megküzdeni ennyiféle információval. Ha csak tehetjük, mentesítsük magunkat. Igyekezzünk olyan rendszert kialakítani magunknak és magunk körül, amiben akkor is bízhatunk, ha megcsal az emlékezetünk. Ehhez kiváló segítőtárs tud lenni az informatika. Igenis bízzuk a kütyükre amit lehet, takarítsuk ki a fejünket. tegyük fel, hogy úgy indulunk el otthonról, hogy napközben fel kell hívni X-et és Y-t, délután fél órával hamarabb kell menni a gyerekekért, hazafele venni kell tejet meg kenyeret, és este be kell rakni a kisebbiknek másnapra az úszócuccát. Ha mindezt fejben igyekszünk tartani, akkor nyomasztani fog minket, és jó eséllyel valamiről meg fogunk feledkezni. Mindeközben a napi munkavégzés során felmerülő új feladatok és friss információk is beérkeznek, és azokat is valakinek meg kellene jegyezni. Ha nem tesszük ki a fejünkből egy biztos helyre ezeket, akkor délutánra már arra sem fogunk emlékezni, hogy mi a gyerek neve, vagy mi a bankkártyánk pin-kódja. Ezen információk között négy egyszerű alkalmazással tudunk rendet tenni: kell egy digitális naptár, egy feladatlista, egy jegyzetfüzet és javasolt egy diktafon. Minden olyat, ami időhöz és helyhez kötött, az menjen be azonnal a naptárba. Ne halogassuk, amikor tudomást szerzünk arról, hogy másnap hamarabb zár az ovi, azt azonnal jegyezzük be a naptárba. Ez lehet a telefonunkkal szinkronizált irodai office-alkalmazás natív naptára. Feladatokkal hasonló a teendő, de ehhez már érdemes lehet egy fejlettebb, jól rendszerezhető, figyelmeztetéseket és egy gombbal könnyű halasztást is engedélyező To-Do alkalmazást keresni. Nem érdemes bonyolultat, mert akkor magunkat szorítjuk korlátok közé, és egy idő után fel fogjuk adni. Jegyzetfüzetbe írjuk be a fontos adatokat, bankszámlánkat, pin kódjainkat is akár. Egy fontos dolog van: a leginkább bizalmas adatokat kódoljuk. PIN kódok esetén érdemes a valós számhoz hozzáadni saját születési évünket, vagy visszafelé írni a számjegyeket. Esetleg 5 különböző PIN kódot egymás fölé írni, amelyikből 4 hülyeség, és akkor nekünk csak azt kell megjegyezni, hogy hanyadik a valódi. Az Evernote, vagy a OneNote alkalmazás egyszerre marad felhőben és gépeinken, könnyen gyorsan rendezhető, és fájlokat is hozzájuk csaphatunk. Mindezt érdemes kiegészíteni egy diktafonnal, amibe bárhol, bármikor mondhatunk olyat, ami általában kettő percen belül felejtünk el, amire minden esélye megvan a mai kor emberének fürdőszobában, kocsiban vagy lefekvés előtt.